E-Mail-Verschlüsselung

Die E-Mail ist zu einem der wichtigsten Kommunikationsmittel geworden. Täglich werden milliardenfach Mails verschickt, die mitunter wichtige oder sensible Daten enthalten. Doch was die meisten nicht wissen: Eine unverschlüsselte E-Mail entspricht in ihrer Datensicherheit einer Postkarte.

Denn Mailserver können zwar den Transport verschlüsseln, doch am Empfänger-Server liegt die Nachricht wieder im Klartext vor. So können weder Absender noch Empfänger sicherstellen, dass ihre Kommunikation vertraulich abläuft. Was das bei datenschutzrechtlichen Inhalten bedeutet, kann man sich leicht vorstellen: Unbefugte Dritte können die Mails ohne großen Aufwand mitlesen.

Aufgrund der immer häufiger auftretenden Vireninfektionen, millionenfachen Datenklau von E-Mail-Nutzerkonten durch Hacker und der Neuerungen durch das Bundesdatenschutzgesetz können wir einen unverschlüsselten Versand nicht mehr verantworten und werden daher generell alle ausgehenden E-Mails verschlüsseln. Sie haben ab diesem Zeitpunkt auch die Möglichkeit uns gesichert zu antworten und Dokumente verschlüsselt zur Verfügung zu stellen.

Hierfür ist eine einmalige Registrierung im Entschlüsselungsportal nach Erhalt der ersten verschlüsselten E-Mail und die Vergabe eines individuellen Kennworts erforderlich. Der Registrierungsprozess wird im folgenden Abschnitt und im Video ausführlich beschrieben.

Wir hoffen, dass Sie mit der Lösung gut zurechtkommen und unterstützen Sie gerne bei der Umsetzung. Sollten Sie Fragen haben, stehen Ihnen in unserer Kanzlei Herr Thomas Dahm (02161-9693-53) und Frau Carina Frenken (02161-9693-27) zur Verfügung.

Einmalige Registrierung im Entschlüsselungsportal

Die Registrierung am Entschlüsselungsportal ist nur einmalig erforderlich und wird mit der ersten verschlüsselt empfangenen E-Mail durchgeführt.

Bitte beachten Sie die folgende Anleitung oder schauen Sie sich das nebenstehende Video an:

  1. Anhang öffnen: Auf Anhang secure-email.html doppelklicken.
  2. Im folgenden Fenster auf Öffnen klicken. Der Browser öffnet sich.
  3. Wählen Sie die von Ihnen bevorzugte Sprache für das Portal.
  4. Klicken Sie in der aktuellen Ansicht auf OK. Dadurch wird die E-Mail in das Entschlüsselungsportal hochgeladen und der Registrierungsdialog angezeigt.
  5. Vergeben Sie ein Passwort und wiederholen Sie die Eingabe.

Die entschlüsselte E-Mail wird angezeigt. Die Registrierung ist abgeschlossen.

Weitere detaillierte Anleitungen zum

  • sicheren Antworten
  • Export der entschlüsselten Mails in Ihr lokales E-Mailprogramm
  • Verwendung ihres SMIME und PGP Zertifikates
  • Ändern der Einstellungen wie Passwort und Sicherheitsfrage

finden Sie unter folgendem Link https://www.datev.de/info-db/1071723

Besonderheiten auf iPhone und iPad

Bitte stellen Sie sicher, dass Sie auf Ihrem iPhone und iPad die aktuelle iOS-Version (mindestens 11) einsetzen.

Die Entschlüsselung unserer E-Mails ist am Komfortabelsten, wenn Sie die Apple Mail-App einsetzen und in der empfangenen E-Mail die Anlage „secure-email.html“ auswählen. Sie werden dann direkt ans Entschlüsselungsportal weitergeleitet, über das Sie uns auch sicher antworten und Anlage bis 70 MB übermitteln können.

Nachfolgende Schritte sind nur erforderlich, wenn sie anstatt Apple Mail die GMX-App, 1&1-App o. a. einsetzen:

In diesem Fall benötigen Sie zum Entschlüsseln zusätzlich die App „SEPPmail iApp“, die Sie im Apple Store kostenfrei herunterladen können. Starten Sie bitte nach der Installation ihre E-Mail-App und öffnen Sie die HTML-Anlage „secure-email.html“ in der E-Mail, die Sie von uns erhalten haben.

Klicken Sie im folgenden Fenster bitte nicht auf OK, sondern wählen Sie über das Symbol in der rechten unteren Ecke (Rechteck mit Pfeil) das Symbol „In SeppMail kopieren“ aus. Je nachdem wie viele Apps Sie installiert haben, müssen Sie für das App Symbol etwas nach rechts blättern.

Sie können sich nun im Entschlüsselungsportal registrieren oder – falls Sie schon registiert sind – im Portal anmelden.

Eine Entschlüsselung der E-Mails auf Ihrem iPhone und iPad mit dem Webmailer von GMX, 1&1 o. ä. ist aufgrund von Einschränkungen des Apple-Betriebssystems technisch leider nicht möglich.

Sollten Sie Fragen hierzu haben, stehen Ihnen in unserer Kanzlei Herr Thomas Dahm (02161-9693-53) und Frau Carina Frenken (02161-9693-27) zur Verfügung.